Addition von Uhrzeiten über 24 Stunden

Viele Arbeitnehmer führen für sich persönlich ein Arbeitszeitkonto. Sie möchten wissen wie viele Arbeitstunden sie geleistet, ob sich Überstunden oder vielleicht sogar Minusarbeitszeiten ergeben haben.


Abbildung 3.2: Summe der Arbeitsstunden

In Abbildung 3.2 ist ein stark vereinfachtes Arbeitszeitkonto dargestellt. Die Arbeitszeiten wurden in Spalte C für jeden Wochentag eingetragen. Abschließend soll die Summe der Arbeitszeiten in Zelle C11 Aufschluss über die geleisteten Arbeitsstunden geben. Mit der Formel

=SUMME(C3:C9)

wird aber überraschender Weise ein falscher Wert ausgewiesen. Eine kurze Überschlagsrechnung ergibt eine höhere Summe als die ausgewiesenen 12 Stunden und 55 Minuten.

Wie bereits erläutert, zeigt Excel Uhrzeitwerte als Teil eines Tages, im Bereich von 0 bis 24 Stunden an. Damit Sie trotzdem die richtige Summe dargestellt bekommen, müssen Sie Excel ausdrücklich über ein spezielles Uhrzeitformat dazu bewegen. Über das Menü Format | Zellen | Zahlen, Kategorie „Benutzerdefiniert" schließen Sie im Uhrzeitformat die Stunden in eckige Klammern ein

[hh]:mm

Spalte D in Abbildung 3.2 zeigt Ihnen die korrekte Summe der Arbeitszeiten.

In der nachfolgenden Abbildung 3.4 sehen Sie ein Arbeitszeitkonto, in dem mit Uhrzeitwerten gerechnet wird. Mit diesem Tabellenblatt ermitteln Sie die täglich geleisteten Arbeitsstunden, die Summe der Wochenarbeitsstunden und vergleichen die Sollstunden mit den tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden. In der Auswertung können Sie herauslesen, ob Sie Überstunden oder Minusstunden gemacht haben.


Abbildung 3.4: Arbeitszeitkonto

In Zelle D4 wird das Startdatum eingetragen, der Bereich B7:B12, sowie C7:C12 mit den nachfolgenden Wochendaten gefüllt. Nachdem Sie für den jeweiligen Wochentag die Zeiten für den Arbeitsbeginn, das Arbeitsende, sowie die Zeiten für eine eventuelle Abwesenheit eingetragen haben, wird zum Beispiel in Zelle H7 die Gesamtstundenzahl mit der Formel

=(D7>G7)+G7-D7-(F7-E7)

berechnet. In diese Formel ist die Möglichkeit mit berücksichtigt eine tageübergreifende Arbeitszeit berechnen zu lassen (Abb. 3.4, die Berechnung für den Freitag).

Zur Erläuterung der Formel: Zunächst wird Zelle D7 mit Zelle G7 verglichen. Ist der Wert in Zelle D7 größer als der Wert in Zelle G7 wird der logische Vergleich wahr. Dies ist nur dann der Fall, wenn die Arbeitszeit an einem Tag beginnt und erst am nächsten Tag endet. Excel setzt für die weitere Berechnung statt des Wertes WAHR eine 1 ein. Somit wird zu G7 ein ganzer Tag hinzuaddiert und für diesen Fall die richtige Differenz 1+G7-D7 berechnet. Abschließend wird die Zeit der Abwesenheit abgezogen (F7-E7). In Zelle H16 wird die Summe aller Wochentagszeiten gebildet. Im Zusammenhang mit den Sollarbeitsstunden erfolgt in Zelle H18 die Berechnung der Über- oder Minusstunden mit der Formel: =WENN(H16>H17;H16-H17;H17-H16) Für eine deutliche Auswertung weist die Formel in Zelle G18 entweder den Text Überstunden oder Minusstunden aus: =WENN(H16>=H17;"Überstunden (+)";"Minusstunden (-)") Die Zellen H16 und H17 überschreiten die 24-Stundengrenze und erhalten aus diesem Grund das besondere Uhrzeitformat [hh]:mm

Hinweis:
Nicht nur die Stunden, sondern auch die Minuten und Sekunden können im Uhrzeitformat mit eckigen Klammern versehen werden (Tabelle 3.3).

Eingabe	Format	Ausgabe
24:30:45	[hh]:mm	24:30
24:30:45	[h]:mm:ss	24:30:45
24:30:45	[mm]	1470
24:30:45	[m]:ss	1470:04
24:30:45	[ss]	88204

Tabelle 3.3: Besondere Uhrzeitformate